27 Mai 2024
2 minutos de leitura
Gerenciando o tempo com fricção: Uma abordagem essencial para designers
ÍNDICE
Introdução
Curiosamente, à medida que nós designers avançamos em nossas carreiras, muitas vezes nos deparamos com menos tempo disponível para nos dedicar a um trabalho aprofundado.
O tempo que antes era destinado à pesquisa, compreensão de problemas complexos e refinamento de ideias de design é gradualmente consumido por uma sucessão interminável de reuniões e consultas de produtos, deixando-os lutando para cumprir suas responsabilidades.
Se você se encontra nessa situação, onde as reuniões dominam cada hora do seu dia, pode ser o momento oportuno para introduzir um certo grau de atrito em seu processo de trabalho. Essa mudança não apenas se revela benéfica, mas muitas vezes se torna uma medida crucial para garantir que você continue a entregar seu trabalho em alta qualidade.
Fricção por que ela é necessária
Embora o atrito seja frequentemente encarado de maneira negativa no mundo do design, ele desempenha um papel fundamental na gestão do nosso tempo e das nossas responsabilidades como designers.
No contexto da experiência do usuário, o atrito pode desempenhar um papel crucial ao orientar os usuários para ações corretas e evitar erros. Por exemplo, a inclusão de verificações em duas etapas, modais ou campos de formulário adicionais pode prevenir erros graves e guiar os usuários para ações esperadas.
Quando lidamos com o gerenciamento de nossas responsabilidades e prazos, a integração do atrito é igualmente crucial. Estabelecer limites claros é fundamental para gerenciar efetivamente as tarefas. Embora recusar diretamente solicitações possa ser desafiador devido à estrutura organizacional, introduzir um certo grau de atrito nesse ponto pode ajudar a aliviar a carga de trabalho e garantir tempo para um trabalho mais aprofundado.
Além disso, ao optar pelo atrito, reduzimos a probabilidade de conflitos diretos que poderiam surgir ao rejeitar uma solicitação de maneira franca. Abaixo, apresento algumas estratégias para incorporar o atrito ao nosso processo de design.
Incorporando atrito ao processo de design
Conforme apontado por Cal Newport, autor de "Slow Productivity", a habilidade de gerenciar intencionalmente o tempo e criar momentos de lentidão na produtividade é crucial para evitar o esgotamento e o estresse associados ao trabalho.
Newport propõe três estratégias que podem ser úteis nesse processo:
Agendamento de blocos automatizado, que consiste em reservar períodos específicos de tempo de forma consistente.
Adoção do princípio "Um para você, um para mim", que implica agendar períodos equivalentes de tempo para si mesmo, intercalados com compromissos.
Melhoria na elaboração de e-mails, tornando-os mais detalhados e informativos.
Embora cada uma dessas ideias possa parecer simples à primeira vista, é importante reconhecer as sutilezas e nuances envolvidas na sua implementação e nos benefícios que podem proporcionar.
Agendamento de blocos automatizado
O conceito de Agendamento de Blocos Automatizado é comparável à prática observada em outros contextos, como a rotina de empreendedores do Vale do Silício ou de figuras como Steve Jobs, que adotam padrões repetitivos, como vestir a mesma roupa todos os dias ou comer a mesma refeição, para evitar a tomada de decisões sobre esses aspectos.
Steve Jobs usando a mesma roupa todos os dias.
No ambiente de trabalho, o Agendamento de Blocos Automatizado é equivalente a estabelecer limites claros e consistentes em sua agenda. Isso envolve reservar blocos de tempo durante os quais você não estará disponível, mesmo que esteja online.
Por exemplo, bloquear o período das 9h às 10h30 todos os dias para se dedicar ao design permite que os membros da equipe reconheçam facilmente sua disponibilidade e ajuda a evitar a marcação de reuniões nesse horário.
Encontrar períodos de 60 a 90 minutos diariamente para esse propósito é uma estratégia eficaz para garantir a alocação de tempo suficiente para um trabalho aprofundado. Isso também adiciona uma camada adicional de consideração, onde os participantes de reuniões podem ser incentivados a encontrar horários alternativos, caso o período bloqueado não esteja disponível.
No entanto, ocasionalmente, pode ser necessário ajustar esses blocos de tempo por motivos diversos. Nesses casos, uma abordagem útil para assegurar a continuidade do seu trabalho de design é implementar a estratégia a seguir.
"Um para você, um para mim"
Por vezes, seguir rigidamente um cronograma pode não ser viável para garantir que haja tempo suficiente para se dedicar a um trabalho profundo. Nestas situações, podemos recorrer a outra ideia para assegurar que sempre reservemos tempo para o design aprofundado: o princípio "Um para você, um para mim".
Este princípio implica que, se uma reunião interromper o seu trabalho de design, você deve agendar um período equivalente em outro momento do dia para se dedicar exclusivamente a esse trabalho profundo. Por exemplo, se uma reunião de 30 minutos surgir no meio de uma sessão de trabalho profundo, agende imediatamente um bloco de 30 minutos para se concentrar exclusivamente nesse trabalho profundo.
Dessa maneira, garantimos duas coisas:
Mais da metade do seu dia é preservada para atividades de maior impacto, como o trabalho profundo.
Você está proativamente planejando o seu tempo para garantir que permaneça focado e produtivo, mesmo durante as reuniões.
Ao adotar essa abordagem, você pode assegurar que reservou tempo suficiente para realizar um trabalho aprofundado. Além disso, é importante dedicar mais atenção aos e-mails durante esses períodos para evitar distrações e manter o foco no trabalho prioritário.
Dedique mais tempo aos e-mails
Pode parecer contraditório, mas investir mais tempo em e-mails pode economizar tempo e esforço significativos.
Isso se deve ao desejo de evitar interrupções no trabalho concentrado sempre que possível, e uma das interrupções mais comuns é a troca incessante de e-mails. Em vez de responder brevemente e enviar e-mails curtos, Cal Newport sugere reservar um tempo para elaborar um e-mail detalhado, abordando layout, parâmetros e outras informações importantes. Isso garante duas coisas:
Evita-se o envio de respostas curtas que podem desencadear uma série de e-mails adicionais.
Coloca-se a responsabilidade de resposta sobre o destinatário, enquanto se dedica tempo para formular uma resposta completa.
Mas o que exatamente deve ser incluído em um e-mail detalhado? Aqui estão alguns tópicos úteis a serem abordados:
Atualização da carga de trabalho: Fornecer um resumo das tarefas em andamento pode ajudar a contextualizar novas solicitações (por exemplo, "Atualmente estou trabalhando em duas outras tarefas").
Estimativa de tempo: Com base na carga de trabalho atual, é útil estimar quando a solicitação poderá ser atendida (por exemplo, "Posso responder até quinta-feira próxima").
Próximos passos/disponibilidade: Facilite o agendamento de reuniões ou coordenação ao oferecer opções de horários disponíveis ("Posso às 11h na quinta-feira, às 13h na sexta-feira ou em qualquer outro horário disponível em minha agenda").
Além disso, um e-mail bem elaborado tem outro benefício: não levanta questionamentos sobre a demora na resposta. Enquanto respostas breves podem causar dúvidas sobre a rapidez, respostas detalhadas são geralmente bem recebidas, mesmo que demorem um pouco mais.
Quando tudo falhar, documente e delegue
É importante lembrar que você tem um gerente por um motivo. Se você se encontra constantemente apagando incêndios e acumulando uma carga excessiva de tarefas, é hora de criar uma planilha para listar suas responsabilidades atuais e discuti-las com seu gerente.
Seja um executivo exigente ou um colega de equipe sobrecarregando você com tarefas, ter uma lista visual de todas as suas responsabilidades tornará a situação mais clara e evidente para todos.
Se necessário, aproveite a hierarquia organizacional a seu favor. Permita que o executivo e seu gerente definam suas prioridades enquanto você se concentra nas tarefas que eles identificam como prioritárias.
Essa abordagem permite que você dedique seu tempo e energia ao que realmente importa, resultando em um design de alta qualidade.
…
À medida que você avança em sua carreira, é natural se envolver em mais conversas e projetos adicionais. Embora isso demonstre que sua equipe valoriza seu trabalho, pode ser necessário reservar tempo para continuar a se aprofundar no design.
No entanto, recusar tarefas, especialmente quando solicitadas por executivos, pode ser desafiador, senão impossível. Nesses casos, introduzir um pouco de atrito em seus processos pode garantir que você tenha tempo suficiente para se dedicar ao que é realmente importante.
Ao criar atrito em sua caixa de entrada, especialmente quando o tempo para se concentrar profundamente em problemas de design é escasso, você pode dissuadir as pessoas de interrompê-lo constantemente. Isso garantirá que você ainda possa entregar um design de qualidade, mesmo com uma carga de responsabilidades significativa.
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